PDCA anti KAOS

Los intentos de seducción de Maxwell Smart, atraído por la sugerente agente 99, se veían continuamente interrumpidos por las intrigas cuidadosamente planificadas por los agentes de KAOS.

Get Smart, otra magistral creación del genial Mel Brooks, era una comedia televisiva que parodiaba las películas de moda en la guerra fría de las décadas ´60 y´70.

En casi todos los capítulos, los agentes de la agencia de espías CONTROL debían librar duras batallas para lograr superar las trampas, conspiraciones y maldades de los agentes rivales de KAOS que pretendían destruir Occidente…e incomodaban al agente 86.

En ningún momento de la serie los protagonistas se preguntaban cómo podían buscar soluciones que les permitieran superar los múltiples inconvenientes operacionales que KAOS provocaba cotidianamente.

En algunas empresas las operaciones más complejas- por no mencionar también a las básicas- se enfrentan día a día con tantos inconvenientes que parecería fueran planeados por aquellos agentes de KAOS.

Fallas, errores y demoras que afectan la eficiencia y conllevan una carga de costos ocultos que erosionan la rentabilidad.

Las soluciones se improvisan a medida que los problemas surgen y a veces la reiteración de los mismos problemas, y/o derivados de ellos, obedecen a las mismas causas originales que ni siquiera son consideradas ni analizadas, y por ende nunca solucionadas.

Por la ansiedad y urgencia para salir del ocasional inconveniente muchas veces se procura “zafar” cómo sea…aunque lo atemos con alambre.

Pensar antes de actuar

Los procesos de mejora continua, adaptados a cada industria o actividad comercial requieren de un diagnóstico preciso para encontrar la solución más adecuada.

Hay que “parar la pelota” y reflexionar sobre el punto.

Detenerse antes de actuar. Levantar la cabeza y mirar el panorama.

Más que buscar una solución en el momento- que puede ser efectiva- hay que encontrar el verdadero origen de la falla.

Observando detalladamente lo que sucede, y procurando encontrar reiteraciones o secuencias repetitivas, se pueden planear acciones correctivas que permitan superar esos inconvenientes.

La solución planteada debe ser consensuada por todos aquellos que intervienen en el proceso afectado.

Se deben buscar soluciones sustentables. Que vayan más allá de cada puesto individual de trabajo y que abarquen a todas las diferentes etapas de cada actividad y a todas las personas que las realizan.

Cuando todo el equipo de colaboradores se involucra en la búsqueda de la solución probablemente se encuentre el origen del problema, y en consecuencia, la solución será no sólo efectiva sino también eficiente.

La planificación, cuánto más detallada mejor, de la solución propuesta requerirá, luego de ser concebida sobre un papel, ser hecha en la realidad.

Una vez hecha e implantada la mejora, ocasionalmente todo se soluciona mágicamente. Lo normal es que deba dejar transcurrirse un lapso para verificar que aquella secuencia reiterada de fallos no se presenta nuevamente. Los agentes de KAOS no se rinden tan fácilmente.

Debe controlarse si en el ritmo normal del proceso industrial o en la rutina convencional de las operaciones, todo funciona como debe funcionar.

Si aquellas fallas reiteradas ya no irrumpen nuevamente y se ha chequeado que todo funciona de acuerdo a lo planificado, podemos dar un paso más y actuar en consecuencia estableciendo nuevos parámetros que nos permitan controlar y ratificar que los procesos han mejorado y superados las molestas y reiteradas fallas.

La planificación de la solución, el hacer los cambios necesarios, la comprobación o chequeo de su implementación y por último, el actuar siguiendo los nuevos parámetros, es un proceso de mejora continua conocida también por las siglas en inglés PDCA ( plan, do, check, act).

Edwards Deming, reconocido promotor del concepto de calidad paso a paso, fue quién desarrolló la doctrina PDCA observando y analizando concienzudamente diversos procesos habitualmente utilizados en todo tipo de empresas industriales, automotrices, comerciales y de servicios.

No era un agente de CONTROL pero ayudó con su vigencia, a combatir el reiterado KAOS.

Maxwell Smart agradecido.